JEZIKOVNA ODLIČNOST POSLOVNIH SEKRETARJEV

1. JEZIKOVNA KULTURA

 Za uspešno pisno sporočanje ni pomembna samo oblika besedila, temveč tudi pravopisna in slovnična pravilnost. Čeprav se ves čas šolanja učimo slovenskega jezika, njegovih pravil, so naša besedila še vedno polna napak. To je lahko posledica površnosti, naglice ali pa nepoznavanja jezikovne norme. Vsako besedilo, ki ga napišemo, je naše ogledalo. Da bi bila slika v ogledalu čim bolj jasna, pa moramo naše znanje dopolnjevati. V oporo so nam lahko osnovni priročniki na tem področju; to so: Slovar slovenskega knjižnega jezika, Slovenski pravopis, Slovenska slovnica in Slovar tujk. Z brezhibnimi dopisi ali dopisi, ki so polni napak, kažemo svojo jezikovno kulturo in hkrati tudi jezikovno kulturo organizacije, ki jo predstavljamo.

Pri govorjenju in pisanju je pomembno, kaj in kako bomo povedali ali napisali. Pri govorjenju imamo dve možnosti, lahko se odločimo za zborni ali pa pogovorni jezik, pri pisanju pa vedno uporabljamo zborni jezik. Jezikovno kultiviran govorec ali pisec se zna prilagajati določenim sporočanjskim položajem in glede na to izbrati določeno socialno in funkcijsko zvrst jezika. Ob tem je nujno spoštovanje naslovnika in splošnokulturnih pravil ter jezikovnih norm. Okoliščine, v katerih najbolj pride do izraza jezikovna kultiviranost uporabnikov, so uradne, službene, torej javni sporočanjski položaji.

2. UČINKOVITO SPOROČANJE

S sporočanjem oziroma tvorjenjem besedil želimo vedno doseči svoj namen in biti pri tem uspešni, zato  moramo upoštevati nekaj načel, in sicer: sporočamo le tisto, kar dobro poznamo (kadar teme, o kateri želimo govoriti ali pisati, ne poznamo dovolj, si moramo svoje znanje izpopolniti; sporočamo lahko le resnične podatke); upoštevamo okoliščine sporočanja (pri izbiri teme upoštevamo naslovnika, njegovo izobrazbo, starost, poklic …; besedilo mora biti jedrnato, podatki morajo biti natančni, urejeni po določenem zaporedju, besedilo mora biti živo); upoštevamo pravila besednega jezika (besedilo mora biti jezikovno pravilno, upoštevana pravila slovenskega knjižnega jezika, mora biti pravopisno pravilno; pazimo, da ne ponavljamo besed in stavčnih vzorcev; besedilo mora biti jasno in razumljivo); upoštevamo zgradbo določenih besedilnih vrst (besedila iste vrste imajo podobno zgradbo in to je potrebno upoštevati, npr. opravičilo, zapisnik …); upoštevamo prednosti in pomanjkljivosti prenosnika (govorec je izpostavljen naslovnikovemu kritičnemu očesu in ušesu; govorjenje je minljivo; poslušanje je zelo zahteven postopek; zapisano besedilo ni minljivo in je lahko daljše, pisec in bralec nista v neposrednem stiku …). (Krvavica, Vovk, 2004)

3. BESEDILNE VRSTE

Vsak dan smo v vlogi sporočevalcev (govorci, pisci) in v vlogi naslovnikov (poslušalci, bralci). Te vloge se hitro menjavajo in moramo se znati prilagajati različnim okoliščinam, naslovnikom in poznati določena pravila pri oblikovanju besedil. Srečujemo se tudi z oblikami sporočanja, ki imajo določeno zgradbo (vabilo, opravičilo, zapisnik …). To so stalne oblike sporočanja, ki jih imenujemo tudi besedilne vrste. Ta besedila imajo določen namen in stalno obliko. Ločitev med zasebno in poslovno komunikacijo mora biti zelo jasna. »Vsebina zasebnega pisma je veliko bolj osebna in neformalna kot pri poslovnem in uradnem sporočanju.« (Kneževič, 2005, str. 166) Poslovno sporočanje je torej formalno, zato je pomembno, kakšna je oblika. Poleg oblike pa je pomembna tudi pravopisna in slovnična podoba posameznih besedil. V Sloveniji nimamo enotnih pravil za oblikovanje dopisov. Največkrat je to prepuščeno iznajdljivosti posameznikov in pravilom, ki veljajo v posameznih organizacijah.

V poslovni komunikaciji se srečujemo z zapisniki, vabili na seje in sestanke, pritožbami, prošnjami … »Namenov je pač toliko, kolikor je oblik sodelovanja z drugimi ljudmi; poslovno sporazumevanje ni samo sebi namen, je vselej le sredstvo za doseganje ciljev.« (Tavčar, 1995, str. 10) Poslovno sporazumevanje je torej ciljno početje. Možina et. al. (2004) je prepričan, da vsako poslovno komuniciranje izhaja iz kulture organizacije, iz vrednot, navad, vzornikov. Poslovno komuniciranje, tako govorno kot pisno, je izraz in podoba kulture organizacije, ki temelji na sporazumevanju med ljudmi in je temelj splošne kulture.

3. 1.  POSLOVNO PISMO

Poslovno pismo je poimenovanje za različne besedilne vrste, ki jih poslovni sekretarji pišejo na svojem delovnem mestu, in sicer so to vabila, obvestila, ponudbe, potrdila, opravičila, opomini, čestitke, voščila … Oblika teh besedil je zelo različna, ker ni nikjer natančno zapisano, kako se napiše poslovno pismo. Obstajajo le predlogi in priporočila, ki želijo poenotiti obliko poslovnih dopisov. Lažje je pri pisanju besedil v javni upravi, kajti tu je priprava dokumentov in celostna podoba uradnih dokumentov predpisana v Uredbi o upravnem poslovanju ter v pravilih celostne podobe državne uprave.

Sestavni deli poslovnega pisma so: naslov pošiljatelja, ki je pogosto že natisnjen, sledijo naslov prejemnika, kraj in datum, naslov besedilne vrste ali nagovor, vsebina, ki je vedno razdeljena na odstavke, podpisi, priloge. Od znanja in iznajdljivosti poslovnih sekretarjev je odvisno, kako bodo te elemente razporedili, kakšen slog bodo izbrali, kako bodo napisali vsebino.

4. NAPAKE PRI PISANJU

4.1. NASLOV SPOROČEVALCA IN PREJEMNIKA

Glava sporočevalca ali naslovnika mora vsebovati vse bistvene podatke, ki so uradni naziv podjetja, organizacije, naslov, lahko tudi telefonska številka, spletni naslov, e-naslov … »Glavo obravnavamo kot poved, kar pomeni, da z veliko začetnico pišemo le prvo besedo v glavi, druge le, če so tudi same lastno ime«. (Kalin Golob, 2003) To pomeni, da vse akademske nazive (mag., dr.), če niso prva beseda, pišemo z malo začetnico. Ravno tako pišemo z malo začetnico tel., faks, e-naslov. Ob tem pa še opozarjam na zapis besed faks in e-naslov, ki jih moramo zapisovati po slovensko. Torej ne pišemo fax in e-mail.

Pri zapisovanju d. d., d. o. o., s. p. pa upoštevamo, da je med temi okrajšavami treba napisati presledek, pred njimi pa vejico.

Primer 1:

                                                                                               Sonček, d. d.

Mag. Ana Novak                                                                       Sončna ulica 3

Ekonomska šola Novo mesto                                                           8000  NOVO MESTO

Ulica talcev 3a

8000 NOVO MESTO

tel.:

faks:

e-naslov:

4.2. KRAJ IN DATUM

Kraj in datum pišemo vzporedno s poštno številko in krajem na desni strani pisma. Najpogostejša napaka pri zapisovanju datuma je, da jih pišemo brez presledkov. Pika je levostično ločilo, zato morajo biti vsi datumi napisani s presledki. Ravno tako vse datume pišemo brez ničel, razen kadar datume vpisujemo v obrazce z okenci. Meseci so občna imena, zato jih pišemo z malo začetnico; vedno jih pišemo v imenovalniški obliki. Nepotrebno je dodajati pred datum besedico dne.

Primer 2:

Novo mesto, 21. 3. 2010

Novo mesto, 21. marec 2010

4.3. NASLOV DOPISA

Naslove dopisov lahko pišemo na tri različne načine, in sicer kot nagovor naslovnika (Spoštovani!, Spoštovana gospa Novak!), zadeva ali predmet (Zadeva, Potrdilo) in kot ime dokumenta (Vabilo, Obvestilo). V zadnjem času se opušča naslavljanje z zadeva ali predmet (izjema je javna uprava).

V nagovorih je nevljudno, če besede gospa, gospod okrajšamo v ga. ali g. Nevljudno je tudi polvikanje, ki se pogosto pojavlja pri pisanju in govorjenju (Spoštovana, vljudno vas vabim …). Velikokrat se pri piscih pojavlja dilema, ali uporabiti klicaj ali vejico. Kalin Golob (2003) pravi, da je za uradne dopise bolje ohraniti klicaj, ki nima funkcije velevanja, ampak je le uradni, formalni, ogovorni začetek dopisa. Njegova prednost je tudi v tem, da se za njim besedilo začenja z veliko začetnico. Vejico pa lahko uporabljamo pri zasebnih dopisih.

Namesto nagovora lahko uporabljamo tudi zadeva ali predmet. Pomembno je, da je za zadevo ali predmetom dvopičje in da naslov zadeve ali predmeta sledi z veliko začetnico. Na koncu nikoli ne pišemo končnega ločila.

Posamezni dopisi pa so poimenovani kar po vrsti dokumenta. Tudi v tem primeru ne pišemo končnega ločila, besedilo dopisa pa začnemo pisati z veliko začetnico.

4.4. VSEBINA DOPISA

Vsebina dopisa je vedno členjena na uvod, jedro in zaključek. Nujno je, da je vsebina dopisa napisana natančno in jezikovno ustrezno, kar pomeni brez pravopisnih in slovničnih napak. V nadaljevanju bodo navedene nekatere najpogostejše napake, ki jih lahko srečujemo v poslovnih dopisih.

Kadar v besedilu pišemo dan, datum in uro, za dnevom in datumom pišemo vejico. Če pa navajamo samo datum, potem vejice pred uro ne pišemo.

Primer 3:

Sestanek bo v petek, 12. 3. 2010, ob 10. uri …

Sestanek bo 12. 3. 2010 ob 10. uri …

Če pišemo, da nekaj traja od in do določene ure, to pišemo na dva načina. Lahko uporabimo predloga od … do, če pa uporabimo predložni pomišljaj, ki je stično ločilo na obeh straneh, pa to pišemo brez presledka.

Primer 4:

ob 12.00  …

… ob 12. uri …

… od 12.00 do 14.00 …

… 12.00-14.00 …

Točke dnevnega reda lahko pišemo na tri različne načine. Vsako točko lahko začnemo pisati z veliko začetnico, na koncu naredimo piko kot končno ločilo ali pa končno ločilo izpustimo. Druga možnost je, da točke pišemo z malo začetnico, na koncu vsake točke napišemo vejico ali podpičje, za zadnjo točko pa napišemo končno ločilo – piko. Vejice med točkami pišemo takrat, kadar so krajše, če pa so daljše, pa je priporočljivo podpičje. Podpičje »loči posamezne dele povedi krepkeje kot vejica in šibkeje kot pika« (Slovenski pravopis, 2001, str. 43). Na tem mestu je treba opozoriti še na zadnjo točko, ki se je včasih imenovala razno, v zadnjem času pa jo zamenjujemo z vprašanja in odgovori ali predlogi in pobude.

Primer 5:

Pravopis dopušča možnost, da oblike osebnih in svojilnih zaimkov, kadar se nanašajo na ogovorjeno osebo, pišemo z veliko začetnico. Pisanje zaimkov z veliko začetnico pomeni znak spoštovanja. To je priporočljivo, kadar se nanašajo samo na eno osebo, kadar pišemo kolektivu, je boljše, da je začetnica mala. Z veliko začetnico zaimke običajno pišemo v vljudnostnih pismih (vabilo, čestitka, voščilo, opravičilo).

Primer 6:

Vabimo Vas/vas … (naslovnik je ena sama oseba; nič ni narobe, če uporabimo malo začetnico)

Vabimo vas … (naslovnik je kolektiv ali posameznik)

Pred kot pišemo vejico samo takrat, kadar uvaja odvisnik z osebno glagolsko obliko. (Govori, kot bi bil namazan. Govori kot namazan.)

Pri naselbinskih imenih vse sestavine pišemo z veliko začetnico, razen neprve predloge in samostalnike mesto, trg, vas, selo (Škofja Loka, Kranjska Gora, Bohinjska Bistrica, Zidani Most; Most na Soči, Novo mesto, Stari trg, Radohova vas, Račje selo).

Imena prebivalcev naselij, pokrajin in celin, pripadnike narodov, držav ali ljudstev vedno pišemo z veliko začetnico (Slovenec, Dolenjec, Novomeščan).

Pri osebnih lastnih imenih najprej napišemo ime, nato priimek. Kadar pregibamo moško ime in priimek, se sklanjata oba dela (Janez Novak, Janeza Novaka, Janezu Novaku …). Pri ženskih imenih pa pregibamo samo ime, priimek pa le, če je ženskega spola (Ana Novak, Ane Novak, Ani Novak …; Ana Slana, Ane Slane, Ani Slani …).

Zaimek ki se uporablja v vseh sklonskih oblikah (Kupila je knjigo, ki si jo je že dolgo želela. Srečala je prijateljico, ki je dolgo časa živela v tujini.) V zvezi s predlogom pa uporabljamo predlog + kateri (Zakon, s katerim smo … Prošnja, v kateri …).

Če je glagol v povedi v nikalni obliki, mora biti samostalnik v rodilniku. (Napačno: Ta dopis nisem še nikoli videla. Pravilno: Tega dopisa nisem še nikoli videla.)

4.5 ZAKLJUČNI POZDRAV

Za zaključnimi pozdravi pišemo končno ločilo, če so stavčni. Pogosto se pojavlja dilema o pisanju končnega ločila, kajti nekateri zagovarjajo pisanje klicaja, nekateri pisanje vejice … Podlaga za reševanje vseh dilem naj bo vedno pravopis. Pomembno je tudi, da se pri pozdravih ne ponavljamo; če je začetni pozdrav spoštovani, se temu pozdravu na koncu pisma izognemo in ga zamenjamo s katerim drugim. Lahko pa zaključni pozdrav združimo z zaključkom (Veselimo se srečanja z vami in vas lepo pozdravljamo.).

Primer 6:

4.6. PODPIS

Podpisnik je vedno na desni strani dopisa. Ime in priimek ter  funkcija so celota, ki jo obravnavamo kot poved, zato prvo besedo pišemo z veliko začetnico, ostale pa le, če so lastna imena. Lastnoročni podpis je vedno nad imenom in priimkom. Znanstvene nazive vedno pišemo pred imenom in priimkom, strokovne pa za imenom in priimkom za vejico.

Primer 7:

4.7. PRILOGE

Na koncu dopisa lahko naštejemo tudi priloge, napišemo, kdo je obveščen, komu je poslano. Paziti moramo na sklon (komu je poslano – kandidatu, tajništvu …; obveščeni so – kandidat, tajništvo …).

Primer 7:

5. ZAKLJUČEK

Jezikovno kultiviranost torej kažemo z našimi pisnimi besedili. Poleg poznavanja pravopisnih in slovničnih pravil se moramo znati tudi prilagajati našim naslovnikom. Poslovne sekretarke so tiste osebe, ki se najpogosteje srečujejo s pisnim komuniciranjem, ki lahko poteka znotraj podjetja, zavoda ali organizacije in tudi navzven. Pišejo različne vrste besedil in pogosto se znajdejo v zadregi zaradi oblike, pravopisa, slovnice in sloga. Kar pa se seveda ne dogaja samo njim, ampak vsem, ki se srečujemo s pisnim sporazumevanjem. Nikakor ni sramotno, če česa ne znamo, vendar moramo znanje znati poiskati, ali v priročnikih ali pri ljudeh, ki jezik obvladajo. Vsekakor pa v nobeni pisarni ne bi smeli manjkati trije osnovni priročniki, v knjižni ali elektronski verziji, in sicer Slovar slovenskega knjižnega jezika, Slovenski pravopis in Slovenska slovnica. Vsako besedilo, ki ga napišemo, je naše ogledalo in hkrati ogledalo našega podjetja, organizacije ali zavoda.

Avtorica: Liljana Vovk

liljana.vovk@guest.arnes.si

Nazaj